Hoe overbrug jij ‘de afstand’ met je medewerkers nu thuiswerken tot het ‘nieuwe normaal’ behoort?

Datum: 26 oktober 2020

De corona crisis zorgt voor nieuwe uitdagingen in het ondernemerschap. Blijven de opdrachten wel binnen stromen? Hoe komen we economisch uit deze crisis? En wat gaan hier de gevolgen van zijn voor mijn bedrijf? We voelen het allemaal. De spanning, de onzekerheid. Ook op de werkvloer is het wennen. Waarschijnlijk werken je medewerkers vanuit huis en dat heeft een grote impact op je bedrijf maar ook op je medewerkers. Het is zodoende belangrijk om in contact te blijven met je personeel en om ze te blijven motiveren. Maar hoe doe je dat? Hoe houd je verbinding met je medewerkers en overbrug je ‘de afstand’? Wij geven je een aantal tips die je kunnen helpen. Want het is geen geheim, dat het succes van je organisatie, grotendeels zit in de motivatie en tevredenheid van je medewerkers.

 

Zorg voor het juiste materiaal

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de juiste tools om je medewerker efficiënt en productief te kunnen laten werken. Niets is zo frustrerend als een computer die niet meewerkt en het werkt al helemaal demotiverend, wanneer een medewerker niet over de juiste documenten kan beschikken, wanneer het net op het punt staat een belangrijke opdracht af te ronden. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het welzijn en functioneren van je medewerker op het thuiskantoor, zorg daar dan ook voor! Een grote investering nodig om dit te kunnen bewerkstelligen? Wij denken van niet. De hedendaagse technologie zorgt ervoor dat je eenvoudig en met een paar kleine aanpassingen, kan werken vanuit een Cloud. Een computer is snel meegenomen van kantoor en een mobiele telefoon met abonnement, vervangt al snel de kosten van vaste telefonie. Een kleine investering dus en het betaalt zich terug door een tevreden en productieve medewerker.

 

Houdt contact met je team

Ben je gewend om normaal wekelijks te vergaderen? Even een rondje over de werkvloer te lopen om te informeren naar het weekend van je medewerkers? Blijf dit doen. Plan vaste contact momenten waarin er, weliswaar op afstand, contact is met elkaar. Individueel maar ook in teamverband. Plan elke maandag een groepscall, waarin de planning van de week wordt kortgesloten. En sluit elke dag af met een korte meeting, waarin vorderingen worden besproken en er ruimte is voor vragen. Er zijn verschillende soorten software en diensten beschikbaar, die je daarbij kunnen helpen. Denk hierbij aan Teams of Zoom.

 

Zorg voor verbinding binnen het team

Small talk bij het koffiezetapparaat, een algemeen begrip op kantoor. Maar met thuiswerken zit dit er niet in. En dat terwijl het belangrijk is voor de teambuilding en het gevoel van saamhorigheid. Zorg ervoor dat je medewerkers verbinding met elkaar houden. Koppel agenda’s met elkaar, zodat ze van elkaar weten, waar de ander mee bezig is. Het voorkomt ook dat het thuiswerken een bron van ergernis wordt, doordat mensen elkaar storen op momenten dat het niet uitkomt. Inzicht in elkaars agenda is dus nuttig maar wekt ook het gevoel van ‘we doen het samen’. Gebruik de ingeplande contactmomenten ook voor smalltalk. Start de vergadering op maandag even kort met een vragenronde. Hoe was je weekend? Of laat een medewerker vertellen hoe het er bij hem of haar aan toe gaat thuis. Vraag waar de medewerker tegenaan loopt en laat de rest van het team tips geven. Dit zorgt voor begrip voor elkaars situatie en wekt de teamspirit. Tenslotte wordt er afzonderlijk van elkaar gewerkt maar moeten je medewerkers het samen doen.

 

Wees duidelijk over verwachtingen

Het maken van een weekplanning geeft niet alleen inzicht in waar het team mee bezig is maar het geeft de medewerker ook duidelijkheid. Duidelijkheid die je medewerker nodig heeft om te kunnen vertrouwen op zichzelf, hetgeen ook weer bijdraagt aan de productiviteit. De huidige situatie brengt al genoeg onzekerheden met zich mee. Toon begrip voor de eventuele complexe thuissituatie die het thuiswerken met zich mee brengt en wees duidelijk in wat je wél verwacht van de medewerker. Heeft de medewerker het goed gedaan? Schroom dan niet om een virtueel ‘schouderklopje’ uit te delen.

 

Blijf bereikbaar

In deze onzekere periode, heeft je team het meer dan anders nodig, om te weten dat je er bent. Zeker nu je niet dagelijks fysiek aanwezig bent. Informeer je medewerkers hoe ze je kunnen bereiken en wanneer. Door vaste momenten hiervoor in te plannen, voorkom je dat je de hele dag in calls zit met je personeel en niet meer aan je eigen werk toekomt. Geef duidelijk aan dat je er voor ze wil zijn en dat je beschikbaar bent voor vragen, ook nu je minder zichtbaar voor ze bent. Benadruk dit waar nodig in een call. Wanneer je dit doet, zul je zien dat dit de drempel laag houdt en het communiceren ten goede zal komen.

 

Wees transparant in de plannen/vorderingen van het bedrijf

De huidige situatie zorgt ervoor dat veel bedrijven in zwaar weer terecht zijn gekomen. Of erger, dreigen om te vallen. Dit ontgaat ook je eigen medewerkers niet. Wellicht is de branche waar je in zit hard getroffen en dat roept vragen op bij het personeel. Deze vragen zorgen voor onrust en onzekerheid. Hoe staat ons bedrijf ervoor? Hoelang houden we dit nog vol? Moet ik bang zijn voor mijn baan? Dit gevoel wordt versterkt wanneer de medewerker niet fysiek kan zien hoe het er aan toe gaat op de werkvloer. Wees daarom transparant. Zijn er problemen? Wees eerlijk en geef dit aan. Uiteraard hoef je niet alle informatie te delen maar genoeg om vragen bij ze weg te nemen. Zorg dat je afsluit met een planning, hoe om te gaan met deze tegenslagen. Dit biedt perspectief en zorgt voor motivatie bij de medewerkers.

We hopen dat je iets aan bovenstaande tips hebt. Denk je er over na om je medewerkers op lange termijn ook (deels) te laten thuiswerken? Dan doe je er verstandig aan om samen met je medewerker te kijken, wat deze nodig heeft om rustig en productief, vanuit huis te kunnen werken.

Afbeelding van Free-Photos via Pixabay